¿Cuál es la clave de éxito para para llevar la contabilidad de un negocio?

Entre los distintos miedos que existen a la hora de emprender, uno de ellos está asociado con la inexperiencia de las personas para llevar, de forma adecuada, el dinero de su negocio. No sólo por el capital inicial que puede llegarse a necesitar para empezar, sino también porque una vez empieza a “despegar” y las ventas crecen, es necesario saber cuánto se ha ganado y qué hacer con ese dinero que se ha obtenido: si pagar deudas o comprar más materia prima o simplemente dejar como fondo de emergencia.

Rodrigo Zárate, Director del Doctorado en Gestión de la Universidad EAN, explica que llevar un registro o memoria es importante “porque le ayudará a entender al emprendedor todo lo que está pasando con su emprendimiento, le ayudará a entender si el emprendimiento es rentable y también si se está dirigiendo hacia donde él o ella quieren que se dirija. Adicionalmente, le ayuda a saber si su producto le está dejando una utilidad, o en el caso que sean varios productos, saber cuál de ellos es el que está soportando toda la operación o cuál aún no llega al punto de equilibrio”.

Es por eso que, entre los primeros pasos para lograr el éxito de un negocio, es vital conocer ese movimiento y llevar las cuentas adecuadas de todas las transacciones que se hagan, especialmente, porque al inicio, se puede prestar para confusiones del dinero personal y el dinero de la empresa, lo que puede conducir a graves errores a futuro o, simplemente, una alta pérdida de los recursos.

Así, “el adecuado registro de las operaciones de su negocio le ayudara a controlar y monitorear el avance de la operación, los gastos deducibles, el pago de impuestos y a preparar los registros financieros. Es de suma importancia ya que permite conocer la realidad económica y financiera por la que la empresa está cursando su evolución y tendencia”, explica Andrés Gutiérrez, docente de Emprendimiento de Uniempresarial.

Y aunque todo esto parece un panorama aterrador, lo cierto es que puede resultar más sencillo de lo que parece. Lo único, es saber usar las herramientas adecuadas porque, incluso, tampoco necesitará hacer operaciones matemáticas complicadas ya que hay programas que se encargarán de eso, por usted.

Lo que debe tener en cuenta

El experto de la EAN sugiere que es NECESARIO que los emprendedores lleven un registro de toda transacción que realicen sin importar si es mínimo, ya que esto les ayudará a ser más exactos en sus cuentas y a saber si su emprendimiento es rentable o no.

A la vez, el consejo del académico de Uniempresarial se basa en que una decisión inteligente de los emprendedores es aprovechar al máximo la tecnología y las herramientas informáticas que se ofrecen en el mercado, ya que estas permiten llevar un adecuado registro de los movimientos del negocio.

Además:

•No se deben ignorar las leyes, recordar que el desconocimiento de las leyes no exime de culpa, así mismo, conocer las leyes nos permite aprovechar los beneficios que esta ofrece. Al respecto, Zárate añade que “un emprendimiento debe ser rentable y dar incluso para pagar impuestos. Si un emprendedor no puede pagar sus impuestos es porque el emprendimiento no es rentable y por consiguiente o debe cerrar el emprendimiento o iniciar uno nuevo”.

•Recordar que la capacitación constante es fundamental, adquirir las bases para realizar un efectivo registro de la operación es necesario.

¿Cómo hacerlo?

Quizá uno de los consejos que más ha recibido –si no tiene formación en temas administrativos ni económicos- es llevar un registro básico en el que calcule los ingresos, los gastos o egresos (salidas de dinero), así como tener en cuenta las deudas pendientes por pagar o los compromisos tributarios, si es el caso.

El tema es que, efectivamente, eso debe tenerlo en cuenta. Ese registro podría hacerlo manual, pero eso puede implicarle complicaciones que pueden llevar a que incurra en errores. Por eso, uno de las formas más sencillas de llevar ese registro contable es contar con programas como Excel, donde puede hacer las cuentas de forma rápida y efectiva.

Si usted tiene conocimiento de ello, puede aprovechar para crear una plantilla sencilla, con la fecha del día a día. 

Los expertos consultados por Finanzas Personales también sugieren:

•Pedir siempre factura o recibo y guardarlo.

•Apartar unas horas para realizar el registro de todo gasto y de todo ingreso, o sentarse con un contador para entregarle toda la documentación que reúna.

•Pensar en todo lo que debe pagar para incluirlo y tenerlo en cuenta.

•Lleve un registro de sus ingresos y egresos diarios.

•Justifique adecuadamente todos sus gastos/ingresos.

•Mantenga al día todos sus registros. (No empiece con una semana sí y la siguiente lo olvida)

•Guarde copia escrita de todas las operaciones realizadas.

•Tenga un registro minucioso de su caja menor.

Los errores

El docente Rodrigo Zárate señala que un error común en los emprendedores es no incluir todos sus gastos en las propuestas que pasan o en el precio de su producto y a veces dejan de lado los impuestos o disminuyen el precio con tal de vender y lo que está ocurriendo es que el emprendimiento o no es rentable o no ha sabido costear su producto. Llevar el registro es una matemática simple que debería iniciar en las finanzas personales. Entre otros, destaca:

•No solicitar los recibos ni facturas ni tampoco tener en cuenta todas las cuentas por pagar.

•No costear correctamente el producto, es decir, el no incluir todos los costos dentro del precio del producto.

•Mezclar gastos personales con gastos del emprendimiento o viceversa y el no pagarse un salario en las fechas que son sino el ir sacando poco a poco el salario personal de los ingresos del emprendimiento. Esto confunde y hace que las cifras se vuelvan inexactas para el emprendimiento.

Finalmente, el consejo de Andrés Gutiérrez, docente de Emprendimiento de Uniempresarial, es conocer la historia de su negocio, lo que le permitirá:

•Conocer en cada momento la situación real de su empresa/negocios.

•Crear escenarios financieros, modelar comportamientos económicos y generar supuestos de su empresa/negocios.

•Dispone de información que le facilite la toma de decisiones.

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